Gestion des dossiers
Les solutions de Records Management vous permettent de vous conformer aux réglementations concernant la gestion du cycle de vie de l'information dans votre organisation.
Comment identifier, classer, stocker, sécuriser, récupérer, suivre et éliminer ou archiver de manière permanente vos documents tout au long de leur cycle de vie et conformément aux exigences légales de votre secteur d’activité.
Le Records Management représente un défi organisationnel pour les entreprises de toutes tailles. Il s’agit d’analyser et, le cas échéant, d’adapter les processus afin de remplir systématiquement les exigences en matière de gestion de l’archivage. Les questions suivantes permettent de qulifier rapidement les besoins effectifs :
- Quelles prescriptions régulatrices et lois (conformité) sont déterminantes pour mon entreprise ?
- Quelles informations doivent être protégées selon ces prescriptions et pour quelle durée ?
- Quelles seraient les conséquences ou sanctions en cas de défaut de mise en œuvre de ces prescriptions ? Qui est responsable de quoi ?
- Dans quelle mesure les systèmes existants couvrent-ils déjà les exigences de Records Management ?
- Existe-t-il ou faut-il élaborer une feuille de route pour satisfaire aux prescriptions ?
Afin de développer une stratégie de gestion des documents solide, il faut tout d’abord en définir les bases, établir une liste des types de données, leur cycle de vie et leur validité ainsi que les règles de création des documents d’archives. Avec des données provenant de sources multiples, l’ampleur de cette tâche ne doit pas être sous-estimée.
Aujourd’hui, une solution performante de gestion des documents doit prendre en compte des exigences très diverses :
- Des structures multicouches pour l’archivage de fichiers électroniques à différents niveaux.
- Les délais de conservation et les règles de suppression
- Des fonctions de recherche basées sur les propriétés ou le contenu des documents.
- La traçabilité pour les transactions qui ont une influence sur les documents d’archives.
- La transparence des droits d’accès et de traitement aux métadonnées et documents.
Grâce à son expérience de longue date, ELCA est le partenaire idéal dans ce domaine et vous propose les services suivants :
- Services de conseil pour les tâches d’inventaire et d’organisation.
- Définition d’un plan de classement et implémentation de l’outil qui permettra de formuler les règles de création des documents d’archives (records).
- Réalisation de solutions modernes de Records Management.
Les solutions de Records Management d’ELCA reposent sur des produits ECM leaders du marché, adaptés par nos soins aux exigences spécifiques des différents secteurs d’activités.