Mosaic recordsCockpit
Gewährleisten Sie Vorschrifteneinhaltung und sicheres Dokumentenmanagement mit Mosaic recordsCockpit, das digitale und physische Archive konsolidiert
Zentrales Element im Mosaic recordsCockpit ist der Aktenplan, in dem alle gesetzlichen Anforderungen und Richtlinien in definierten Aufbewahrungsfristen und -regeln abgebildet sind. Basierend auf Ihren Unternehmensprozessen und Dokumentenarten werden die Dokumente und Daten in den Kontext der Compliance-Aktenarten gestellt.
In den verschiedenen Lebenszyklen von Dokumenten/Daten (Erstellung, Bearbeitung, Archivierung bis hin zur Vernichtung) gibt es unterschiedliche Richtlinien und Vorgehensweisen, die berücksichtigt werden müssen und deshalb im Aktenplan festgelegt werden.
Mit dem Mosaic recordsCockpit stellen Sie die folgenden Archivierungsanforderungen sicher
- Rückverfolgbarkeit, wann was mit welchen Regeln archiviert wurde
- Wann, wer aufgrund von Rechten berechtigt ist, auf Archivinformationen zuzugreifen oder sie zu löschen
- Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist, auch abhängig vom Verfahrensstand, der Informationen wird eingehalten
- Die Löschung von Informationen wird unter Berücksichtigung der gesetzlichen Bestimmungen kontrolliert
- Speicheranpassungen aufgrund von Gesetzesänderungen können sicher durchgeführt werden
Höhepunkte
- Modernes Records Management Tool zur Verwaltung von Aktenplänen
- Zentralisierte Verwaltung von Aufbewahrungsfristen, Gesetzen und Richtlinien in einer Webanwendung
- Konsolidierung von Geschäftsprozessen und Datensatztypen in einem einzigen Kontext
Ein Records-Management-System kann nicht nur elektronische Dokumente rechtssicher verwalten, sondern ermöglicht auch die Aufnahme physischer Dokumente in den Aktenplan. Dies gewährleistet die revisionssichere Aufbewahrung und Vernichtung aller (elektronischen und physischen) Dokumente in Ihrem Unternehmen.
Integration bestehender Archivsysteme
Viele Unternehmen haben bereits Archivsysteme im Einsatz (z.B. IBM, OpenText/Documentum, EASY, etc.). Wie können Informationen (archivierte Dokumente und Daten) aus diesen Altsystemen weiterhin genutzt und in neue Prozesse integriert werden? Die sinnvolle Alternative ist die Integration dieser Systeme in das neue DMS/ECM-System. Mit Mosaic eanna wurden in verschiedenen Kundenprojekten bereits viele bestehende Archiv-Altsysteme in ein neues Mosaic eDossier DMS/ECM integriert. Damit stehen den Anwendern die Dokumente aus diesen Altsystemen weiterhin bedarfsgerecht im Prozesskontext zur Verfügung.
Markus Boos
Lead Manager
Markus Boos, unser Lead Manager für Mosaic IIM Solutions